© Grabandt Management B.V, laatste update augustus 2019

7-Stappenplan voor een goede eisenspecificatie

Het opstellen van een goede vraagspecificatie eisen (VSE) blijkt in de praktijk een ware kunst te zijn. Het komt maar al te vaak voor dat een eisenspecificatie niet goed in elkaar zit. Er zitten leemtes in, de structuur zit niet goed in elkaar, eisen zijn niet helder geformuleerd, etc. Het gevolg is meestal dat er moeilijke discussies zijn met de opdrachtnemer na gunning en vaak ook (onnodig) meerwerk. Onderstaand is een heel praktisch 7-stappenplan gegeven dat gebruikt kan worden als hulpmiddel bij het opstellen van een goede eisenspecificatie. 1. Zorg ervoor dat de scope van het project helder is Voor het opstellen van een goede eisenspecificatie is het een voorwaarde dat de scope van het project helder is. Als je niet weet wat er gemaakt moet worden, welke eisen ga je dan schrijven? Zorg ervoor dat alle objecten bekend zijn en wat ermee moet worden gedaan. Vaak weet je nog niet alles zeker aan het begin van de contracteringsfase. Wordt dat ene kunstwerk nu wel of niet vernieuwd, wordt het gerenoveerd of wordt er in dit project niets mee gedaan? In de praktijk gaat het echter meestal om slechts enkele objecten, neem ze daarom mee in het vervolg van het proces, maar zet ze op een (aparte) lijst met nog uit te zoeken zaken. 2. Maak een functie- en objectenboom (op basis van een functie-analyse) Een goede en duidelijke functieboom en dito objectenboom zijn absoluut noodzakelijk om een eisenspecificatie op te stellen. Sla deze stap daarom niet over. Het uitvoeren van een functionele analyse voor het project kan helpen. Hiermee worden de hoofdfunctie(s), de functiegroepen en de afzonderlijke functies benoemd. Evenzo wordt de objectenboom opgebouwd van project, met daaronder objectgroepen en daaronder weer de objecten. Zorg ervoor dat zowel de functieboom als de objectenboom zo weinig mogelijk niveaus hebben. Als stelregel kun je hanteren dat voor een niet zo groot en niet al te gecompliceerd project hooguit 3 niveaus nodig zijn, soms is 2 al voldoende. Voor de grootste infraprojecten (€100 miljoen en meer) kun je tot circa 5 niveaus gaan. Meer niveaus maakt dat het onoverzichtelijk wordt. Weet dat de opdrachtnemer de objectenboom ook nog verder gaat decomponeren tot detailniveau. 3. Stel de types eisen en eisenboom vast Stel aan het begin vast met welke eistypes je gaat werken. Je hebt in ieder geval nodig: • Functionele eisen, deze specificeren de primaire functies van een object(groep); • Aspecteisen, deze zeggen iets over de aspecten Betrouwbaarheid, Beschikbaarheid, Onderhoudbaarheid, Veiligheid, Vormgeving, Omgeving, etc.; • Interne Raakvlakeisen, raakvlakken tussen object(groep)en onderling van het project; • Externe Raakvlakeisen, raakvlakken tussen object(groep)en van het systeem en de omgeving; • Uitvoeringseisen, specifieke eisen tijdens de uitvoering. In grote projecten kun je ook andere types tegenkomen zoals “ontwerprandvoorwaarden”. Vaak zijn dit in wezen functionele eisen, maar ze zijn apart benoemd omdat ze van buitenaf zijn opgelegd en iets zeggen over de normen en richtlijnen waar (het ontwerp van) een object(groep) aan moet voldoen. Soms worden uitvoeringseisen in een apart document met het contract meegegeven. 4. Definieer de topeis(en) Op het hoogste niveau heb je tenminste 1 topeis nodig, maar misschien wil je er 2 of 3. Deze topeisen zeggen iets over de ambitie, het hoogste doel van het project. Meestal zijn deze topeisen vrij abstract. Bedenk dat ze alleen dienen als kapstok voor de onderliggende eisen en dat ze door de aannemer niet hoeven te worden aangetoond (alle eronder liggende eisen wel!). Voor grote en gecompliceerde projecten is er onder de 1, 2 of 3 topeisen vaak nog een niveau van eisen m.b.t. de hoofdfuncties en object(hoofd)groepen, dit om meer structuur te geven aan de eisenboom. 5. Vul top-down de eisenboom Veel eisenschrijvers hebben de neiging om té gedetailleerd te beginnen. Ze beschrijven de “boutjes en moertjes” zonder te hebben gespecificeerd wat het object eigenlijk in essentie moet doen. Trap niet in deze valkuil! Dit gaat niet werken. Zorg ervoor dat je al een eis hebt op een hoger niveau (misschien nog niet helemaal helder geformuleerd) als je op een onderliggend niveau een eis definieert. N.B. zorg ervoor dat alle eisen aan een object(groep) of op systeemniveau gekoppeld zijn. Voor functionele eisen geldt dat ze tevens gerelateerd zijn aan een functie(groep) uit de functieboom. 6. Zorg ervoor dat de eisen op het juiste niveau gedefinieerd zijn Wat vaak verkeerd wordt gedaan is dat een eis zo is geformuleerd dat het iets zegt over het object, maar dat impliciet of expliciet gezegd (of bedoeld maar niet gezegd) ook nog andere zaken worden meegenomen, als dat het object toch wel moet samenwerken met een ander object. FOUT! Een eis die gekoppeld is aan een object moet alleen iets zeggen over dat object. Als je iets wilt specificeren over de relatie tussen 2 objecten binnen een objectgroep, zul je die eis aan de objectgroep moeten koppelen. En als je iets wilt zeggen over de relatie tussen een object en het totale systeem, dan zul je deze eis op systeemniveau moeten definiëren. 7. Zorg ervoor dat hetzelfde soort eisen ook van hetzelfde eistype zijn Soms lijken eisenspecificaties op een bord spaghetti. Eén van de oorzaken hiervan is dat hetzelfde soort eisen de ene keer als functionele eis is gesteld, dan weer een aspecteis betrouwbaarheid is en dan weer een interne raakvlakeis. Dit komt meestal doordat er verschillende schrijvers aan één specificatie werken, met ieder hun eigen werkwijze. Maar soms is ook die ene eisenschrijver niet zo consequent. Zorg ervoor dat je tijdens het schrijven aan de specificatie WEL consequent bent. Uiteraard is het aan te bevelen om, als de specificatie een eind gevorderd is, nog eens kritisch erdoorheen te gaan en alle eisen netjes op hun plek te zetten (c.q. van hetzelfde type te maken). Uiteraard is er veel meer te zeggen over het opstellen van een goede eisenspecificatie. Maar als je deze 7 stappen volgt, dan kun je een heel eind komen. De 7 stappen zijn vooral bedoeld voor de opdrachtgever in de contracteringsfase. Maar ook de opdrachtnemer kan hier veel aan hebben bij het verder decomponeren van de eisen en het opstellen van zijn work breakdown structure (WBS).

Aanbesteding 40 stuwen

Medio mei 2014 is de aanbesteding gestart van het project `Peilbeheer d.m.v. Stuwen` van het waterschap Hollandse Delta. In dit project worden circa 40 verouderde stuwen in één keer vervangen. Aanbesteding geschiedt op basis van een D&C-contract middels EMVI. Vóór de bouwvakvakantie wordt het project gegund, de oplevering is gepland begin 2015. Grabandt Management BV heeft zowel het contractmanagement als het technisch management voor dit project verzorgd.

PROJECTMANAGEMENT VAN INFRASTRUCTURELE PROJECTEN